Agilizar el proceso de gestión administrativa de un negocio requiere de un amplio conocimiento del mismo y de las herramientas adecuadas, como un software empresarial. No obstante, para que su uso sea eficiente deben seguirse algunas pautas. En este post te explicamos las 6 fases de implantación de un ERP.
Antes de exponer las diferentes fases de implantación de un ERP, es necesario explicar el porqué es necesario contar con un software informático para agilizar el trabajo de una empresa de la forma más eficiente y segura.
El ERP ha sido creado como un planificador de recursos empresariales, cuya función es el control de todas las actividades de un negocio, como el ingreso de ventas, control de stock, elaboración de informes, facturación y cálculos contables.
Dichas gestiones llevan mucho tiempo y dinero, por lo que al implementar el sistema ERP se optimizan los recursos y aumenta la productividad de la empresa. Es por eso que el software ofrece muchas ventajas en cuanto al ahorro y atención al cliente, así como también facilita la administración y permite que el equipo se centre en otras cosas.
Para lograr la implementación de un ERP, es necesario establecer los objetivos que se desea alcanzar con el proyecto, así como también ser conscientes de los cambios e impacto que puede generar este sistema al equipo. Para eso, debes seguir una serie de fases para obtener los mejores resultados.
En esta primera parte de las fases de implantación del ERP se debe establecer los recursos técnicos y humanos necesarios para el proyecto. Para eso, el equipo debe contactar con el proveedor principal para planificar las actividades a realizar durante el proceso de instalación del software.
Es aquí donde se establece un cronograma de actividades a realizar y se procede a armar una bitácora para poder arrancar con el proyecto y, de esa forma, establecer el formato del software ERP para que pueda ingresar al sistema informático de la empresa.
Siguiendo con lo establecido en la fase anterior, llegamos a la instalación y configuración de la herramienta a utilizar para la implementación del ERP. Es en esta etapa donde se deben cumplir con la configuración requerida para dar una forma definida a la solución deseada, que pueda atender las prioridades de la empresa.
En la segunda parte de las fases de implantación del ERP, se debe capacitar al equipo responsable del proyecto para que puedan dominar el software y aprovechar al máximo todas sus herramientas.
Para poder llevar a cabo esta penúltima fase, es necesario motivar a los integrantes del equipo para que puedan participar de la experiencia real del ERP y se preparen para el dominio total del programa. Es esencial la comunicación plena con el consultor para aclarar cualquier duda que se tenga en relación a los procesos y funciones del sistema.
Pasada la capacitación inicial, cada persona debe realizar las operaciones de práctica en el sistema todos los días para reforzar los conocimientos adquiridos. De esa forma, se culminaría con éxito esta fase de implementación del ERP y se evitará perder los conocimientos obtenidos durante las etapas anteriores.
Una vez establecida la organización y planificación del equipo, es momento de aplicar la segunda fase de implementación del ERP en el ámbito empresarial. Dicho paso consiste en establecer las funciones de cada área del negocio para la implementación del proyecto mediante un listado de procesos definidos que alcancen las soluciones deseadas.
Es aquí donde se definen cuáles son los alcances que se espera del proyecto, así como también se procede a elaborar diagramas de flujo para cada área operativa. Es importante que exista un trabajo en conjunto para llegar a un entendimiento en común y cumplir con las expectativas deseadas con la implementación del ERP en la empresa.
Una vez se ha culminado con la primera parte de las fases de implantación del ERP, es momento de validar todas las acciones realizadas para comprobar que vayan de acuerdo a los resultados deseados. Es aquí donde la teoría forma parte de la práctica, situando al equipo en un escenario real donde se recreen los problemas diarios de la empresa.
Durante esta fase es importante que todas las personas involucradas sean partícipes de la validación de cada proceso, de forma tal a garantizar que el sistema ERP les ofrezca la ventaja de un desarrollo laboral más eficiente. De esa forma, se evitarán sorpresas cuando se llegue a la segunda parte del proyecto.
Una vez finalizadas las fases de implantación del ERP en la empresa, llegó el momento de su liberación final. Es en esta última parte del proyecto donde el personal podrá hacer uso total de la herramienta con el apoyo de su proveedor.
Cuando los usuarios ya puedan manejar eficientemente la solución acorde a las tareas establecidas, comienza el proceso de mejora continua a modo de obtener los resultados esperados en durante el proceso de la implementación del ERP.
Entre los objetivos que cumple esta última fase del sistema ERP se encuentra el control total del proyecto, donde el responsable analiza que se cumpla de forma eficiente la planificación, retraso, pendientes y mitigación de riesgos, de forma tal a garantizar el control total de la implementación del programa en el negocio.
Ahora que sabes cuáles son las fases de implantación de un ERP y los beneficios que puede otorgar a tu empresa, es momento de que adquieras el software de gestión acorde a las necesidades reales de tu negocio.
Cada vez es más complicado proceder a la gestión empresarial, en especial si no se cuenta con el software adecuado para obtener los mejores resultados. Cumplir con las tareas del día a día no debe ser sinónimo de pérdida de eficiencia ni gastos innecesarios de dinero durante una inversión.
Establecer de forma correcta las fases de implementación del ERP paso a paso te llevará a automatizar el trabajo de forma eficiente, optimizar los recursos y centrar tus esfuerzos hacia los objetivos de rentabilidad.
El sistema ERP es apto para pequeñas y medianas empresas. Muchos piensan que solo las grandes corporaciones podrán hacer uso del programa. Sin embargo, con un buen asesoramiento, podrás obtener el software ideal que se adecue a las características de tu negocio.
Si estás interesado en la implantación del ERP y quieres saber más acerca de este software de gestión empresarial, contacta con nosotros y te brindaremos las mejores soluciones acorde a tu negocio.
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